Normalmente, este tipo de actos están organizados por Departamentos, Facultades o Centros en memoria o reconocimiento de compañeros o personas destacadas en el ámbito universitario. Intervienen numerosos factores a la hora de planificar un acto de este tipo. Hay numerosas cuestiones que debemos dar respuesta antes de empezar a darle un formato determinado al homenaje que se prepara. ¿El homenajeado se encuentra presente? ¿queremos un acto público (invitación genérica) o un acto privado (invitación restringida)? ¿Queremos un acto estrictamente académico, o, por el contrario,estamos pensando en mezclar lo académico con lo emocional y familiar? ¿vamos a invitar a autoridades? ¿queremos abordar diferentes aspectos de la vidad del homenajeado?, etc... La elección del lugar también es importante. ¿Dentro o fuera de la Universidad?
Si se cursa invitación al rector, el acto será presidido por él o persona en quien delegue, un miembro de su equipo: vicerrectora o vicerrector.